A teendők listája az egyik alapvető irányítási eszköz, amelyet sok nő használ a munka és a magánélet irányításában. Ez egy olyan mindennapi eszköz az életünk kezelésére, hogy érdemes egy pillanatra átgondolni,hogyan használjuk.
Korán minden fiatal menedzser és menedzser megtudja, hogy sok feladat van még hátra. Az összes feladat megjegyzése érdekében ajánlott egy teendőlistát készíteni. Sok menedzser használja a listát, hogy elkerülje a fontos feladatok elfelejtését. A nap folyamán azonban úgy találják, hogy sok, sok nem tervezett kérdéssel kell foglalkozniuk, és a tényleges események és a lista közötti kapcsolat rendkívül feszessé válik. Sőt, elárasztják azokat a tényezőket, amelyek hozzáadják feladatainkat – munkahelyi találkozók, a főnök utasításai, WhatsApp üzenetek, szervezeti Feladatkezelő alkalmazások, telefonok stb., amelyek mindegyike olyan “támadás” alatt érezheti magát, amely eltereli a figyelmet, az energia eloszlását és azt az érzést, hogy nem tudja ellenőrizni a helyzetet. Tehát hogyan tudjuk még mindig előre a céljainkat, és hozzon létre egy teendők listáját, hogy működni fog az Ön számára?

Személyre szabás
A gyakorlat területén különbözünk egymástól, ahogyan érzékeljük a világot, a memóriában, a szükséges részletesség szintjén, a képességekben stb. Néhányan szeretnek bármilyen kis műveletet leírni, míg mások inkább makró szinten maradnak. Sok menedzser inkább a listát az egyik leggyakoribb Feladatkezelő programmal, például az Asana-val kezeli. Monday.com Trello, vagy más szoftver. Mások okostelefonjukon használják a Notes alkalmazást, mások nem adják fel a naplóban vagy a Jegyzettömbben történő írást. Sok vezető időt és energiát fordít arra, hogy megkeresse a lista kezelésének végső módját, és megpróbáljon alkalmazkodni a módszerhez, ahelyett, hogy a munkamódszerhez igazítaná. Nyugodtan, hogy a maga módján. Ha tudod, hogy a napló és az írás hatékonyabb az Ön számára, ne félj feladni az innovatív alkalmazást.

Kiindulási Pont
Sok menedzser felsorol valamit, amit nem szabad elfelejteni. Valójában sok feladatot sorolnak fel a napi munkájukkal kapcsolatban. Emlékeznek arra, hogy több dologról gondoskodnak és hatékonynak érzik magukat, a kérdés az, hogy helyesen cselekszenek-e? A hét végén, amikor a céljaidat nézed, úgy érzed, hogy előléptetted őket, vagy “semleges gáz” vagy sok más dolgot tettél? Javasoljuk, hogy a hét elején fél órát vegyen igénybe, hogy írja le a következő hétre vonatkozó céljait. Ebből határozzon meg 2-3 olyan feladatot, amely előmozdítja a célt, például: hívjon, hogy megtudja egy adott témát, vagy találkozzon egy adott személlyel. A feladatokat műveletekkel kell meghatároznia, pl. Posta, hívás, utazás, felvétel stb., hogy világos legyen számodra, hogy pontosan mit kell tennie.

A hosszú listából a tálcára
Vannak nők, akik a listát a legfontosabb dolog, és írja le az egészet. Hirtelen egy listával találják magukat, amíg száműzetésben vannak, és úgy érzik, nem tudják, hol kezdjék. Ráadásul a túl hosszú lista eláraszthatja Önt, és félelmet okozhat a cselekedeteitől. Ha úgy érzi, hogy ez a helyzet, akkor egy feladatpanellel kell dolgoznia.
A panel látja az összes feladatot szerint, amikor kész, tudva, hogy mikor minden kérdés fog foglalkozni teremt egyértelműség és nyugalom. A tábla könnyen kezelhető az egyik alkalmazással vagy egy fizikai panellel. Az alkalmazás előnye, hogy minden feladathoz hozzá lehet adni a megfelelő információkat, hogy segítsék annak végrehajtását, például fényképeket, dokumentumokat vagy releváns linkeket. Egy ilyen panelen a feladatokat a végrehajtási idő szerint szervezik. Gyakori, hogy a bal oldali oszlopba hosszú távú feladatokat (pl. negyedévente), a jobb oldali oszlopba rövid távú feladatokat (pl. hónap), a jobb oldali oszlopba rövid távú feladatokat (a következő hétre), a jobb oldali oszlopba – napi feladatokat, a jobb oldali oszlopba – elvégzett és elvégzett feladatokat. Ha nem akarja használni az alkalmazást, létrehozhat egy fizikai feladattáblát egy hasonlóan megosztott tábla segítségével, írja le az egyes feladatokat egy post it jegyzetre, majd manuálisan mozgassa a különböző oszlopok között.
Hosszú távú oszlopokban felsorolhatja az általános célokat vagy feladatokat, például egy párt szervezését, például a feladat jobbra mozgatását, valamint alfeladatokra bontását, például vendéglista elkészítését, frissítők szervezését stb. A feladatok balról jobbra történő mozgatásának érzése nagy elégedettséget fog adni, mint például a v jelölés egy befejezett feladatra.

A feladatok kategóriákba osztása
Az egyes feladatokhoz eltérő színt adhat a különböző projektekhez való kapcsolódás alapján. Például a párt szervezésével kapcsolatos feladatok kék színben jelennek meg, míg az új termék marketingjével kapcsolatos feladatok zölden jelennek meg. Így gyorsan megnézheti az egyes projektekből származó összes feladatot, és meggyőződhet arról, hogy semmi sem hiányzik.

A lista vagy a tábla kezelése
Task list and taskboard olyan dinamikus menedzsment eszközök, amelyek folyamatosan változnak az események, hogy megtörténjen, a feladatok elvégzése, valamint a prioritások változása. Fontos, hogy naponta legalább egyszer vessen egy pillantást a táblára, és frissítse a helyzetet. Ez az a lehetőség, hogy olyan feladatokat adjunk hozzá, amelyek”felbukkantak”, nem tervezettek, meghatározzák, mi sürgetőbb az egyéb feladatok végrehajtása és elhalasztása a rendelkezésre álló idő szerint. Ne feledje, hogy meg kell futtatni a listát, nem pedig a lista futtatni!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.